こんにちは！行動分析学の専門家、手島栞です。

「何かが障壁になって、どうしても目標を達成できない」

そんなお悩みを抱える経営者やビジネスマン向けに、目標達成に役立つ情報を発信しています。

今日はタスク整理の方法について、徹底的に解説させていただきますね。

タスクに翻弄される人生を終わりにしましょう！

まずは共感を書いていく。こんなことで皆さんも困ってきましたよね？

今までこんなに辛い人生を送っていたかと思います。

でも今日で卒業しましょう。

タスクに翻弄される人生を終わりにしましょう！

「あれをしなきゃ、これもしなきゃ。

　あ！それをやるのを忘れていた！

　また余計なタスクが増えてしまった…。

　で、どれからやったらいいんだっけ？」

そんな状況になったことはありませんか？

私たちの頭の中にある膨大なタスク。

はっきりしない「やらなくちゃ」の気持ちに翻弄され、いつも気が抜けず、気分がスッキリ晴れることがないまま、もがき続ける日々。

タスクを整理する習慣を身につけると、そんな人生から卒業することができます。やることが常に明確になり、余計な焦燥感や混乱とは無縁の穏やかなビジネスライフを送ることができるようになりますよ。

タスク整理って何？

タスク整理は部屋の片づけのようなものです。

部屋が整理されていると、「あれを使いたい」となったときに、すぐにしまってある場所が分かりますよね。逆に部屋がゴチャゴチャだと、どこに何があるのか分からず、気持ちもモヤモヤしてきてしまいます。

• あのタスクの締め切りっていつだったかな
• 本当に重要なタスクはなんだったっけ
• どれから先に手をつけるべきだろうか

私たちは基本的に、頭の中でこれらの情報を管理しています。

でも、タスクも量が増え、管理する項目が複雑になるほど、すぐに思い出すことが難しくなります。思い出したとしても、頭の中で複数の情報を比較して優先順位をつけることの難易度が高くなります。

頭の中にぐちゃぐちゃにしまってある情報を、きちんと整理しておけば、必要なときにすぐに情報を取り出したり、どれを優先すべきなのか比較したりしやすくなります。

なぜ仕事ができる人はタスク整理をしているのか？行動分析学観点から徹底解説

頭の中が整理できていない状態で、タスクに着手しようとすると、どんなことが起こるでしょうか？

まず、目の前のタスクに着手しても良いのか確信が持てないので、なかなか手をつけられなくなります。

せっかく手を動かせても「次は何をしたらいいのかな？」と手が止まります。そうすると、集中も途切れます。

また、実行している最中に「他に優先してやらなければならないことがある気がする」という不安がよぎること。これも集中を妨げる原因です。注意が分散すると、効率が低下し、間違いも増えます。

タスク整理をしておくと「思考」と「実行」を分けることができます。そのため、タスクを実行する時に、より高い集中力をキープできるようになり、パフォーマンスが上がります。

タスク整理ができるとこんなに良いことがある！？メリットとは

タスク整理ができると、集中して目の前のタスクを実行できるだけでなく、こんな良いことがあります。

• 自分でやらなくても良いことが分かり、タスクを削ったり外注化したりしやすくなる
• 今日やるべきことが明確になり、自信をもってタスクに着手できるようになる
• タスクを実行している時に手が止まったとしても、何が原因で手が止まったのか分かりやすくなる
• 余暇などの時間に、タスクのことを考えなくても良くなる
• 漠然とした不安がなくなる
• 余裕が生まれ、新しいアイデアを生み出しやすくなる

タスク整理は、単に今抱えているタスクを把握するためのものではありません。心の余裕を生み、創造性を高め、長期的な目標達成にも役立つ技術です。

タスク整理の基本①全てアウトプットする

タスク整理をする前に、頭の中にある「やらなければならないこと」「やりたいこと」「気がかりなこと」を全てアウトプットしていきます。

タスクになっていない「いつかやりたいこと」「気になること」も、すべて頭から取り出していきましょう。もう頭の中には何も入っていないと思えるくらい出し切ります。

この時、整理しながらアウトプットしようとしてはいけません。

ドラえもんが道具を探すときのように、思いつく側から頭の外側に出して、言葉にしていきます。

言葉にしたものは、書き留めておきましょう。

タスク整理の基本②アウトプットした先でタスクを整理をする

タスクはアウトプットした先で、目で見ながら整理していくのがオススメです。

あなたが抱えているタスクの数が多ければ多いほど、頭の中にあるタスクに紐づく情報を思い出しながら、頭の中だけで整理するには、負担が大きくなります。

複数のタスクについて、目で見ながら、必要な情報をアウトプットして整理していきましょう。

書き出しているうちに、うっかり忘れていたタスクを思い出せることがあります。

その場合も、後回しにせず、思いついた側からメモ帳や付箋、Webツールなどの外部記録装置に書き出していきます。

タスク整理の基本③あなたにとって最適な整理の仕方を見つける

タスク整理の目的は、タスクを実行できるようにするためです。どういう項目でタスクを整理しておけば、実行しやすくなるかは、あなたの課題によって異なります。

自分がタスクを実行しやすくなるような、整理の項目を見つけると良いでしょう。

例えば、特定のタスクについて先延ばしする癖がある場合、タスクを構成している行動を細分化して表記するなど先延ばしを予防できるような工夫をしておくと良いでしょう。

他にも、時間の見積もりが甘い人は、タスクにかかる予想時間と結果を整理する項目に付け足しておくと良い場合があります。

優先順位付けが苦手な人は、タスクの締め切り日や、着手のデッドラインとなる日付、優先度・重要度を項目として付け足すのがオススメです。

タスク整理の項目を自分に合うようにカスタマイズすることで、より行動しやすくなります。

動詞で終えるようにタスクを表記しておくと行動に繋がりやすい

基本のルール以外にも、実行しやすくする細かいテクニックとして「タスクの表記を動詞で終えるようにしておくこと」が挙げられます。

タスク整理をしてから、タスクを実行するまでの間にタイムラグがありますよね。

未来の自分への指示書のようにタスクを表記しておくと「これなんだっけ？」という思考を挟まずに実行できるようになります。

例えば「A社の契約書」と書くより、「A社の契約書を作る」と動詞で終えるようにして表記しておく方が、実行しやすくなります。

タスクを見た瞬間に、その行動が具体的にイメージできるところまで書いておくのがオススメです。

タスク整理は習慣化しなければ意味がない

部屋の大掃除をするように、時間をかけて一気にタスクを整理するだけでも効果はありますが、一度整理できたとしても、忙しいあなたなので、次の日には「やるべきこと」や「やりたいこと」「気になること」が湧いて出てくるのではないでしょうか。

一度片づけた部屋を綺麗に保つように、タスク整理を習慣にすると効果が持続します。

①タスクをアウトプットする習慣

頭の中に発生する「やるべきこと」「やりたいこと」「気になること」は、思いついた側からアウトプットしてメモに残し、頭の中を空にする習慣をつけるのが望ましいです。

後からまとめてアウトプットしようとすると、思い出すのに時間がかかったり、思い出せずに終わり、モヤモヤが残ることになりかねません。

思いついた側から言語化し、脳ではなく外部記憶装置に保存するような行動習慣を作りましょう。

②タスクを整理する習慣

アウトプットしたタスクを、定期的に整理する習慣もつけていきます。

タスクの量にもよりますが、週1回は30分～1時間程度整理し、毎日5分～10分程度今日やることを整理する習慣をつけると「頭の中がごちゃごちゃして動けない」という状況を作りにくくなるので目安にしていただければ幸いです。

あくまで目安なので、どれくらいの頻度でどれくらいの時間をかけてタスク整理をすれば良いのか、自分に合うやり方を見つけていきましょう。

整理した後は実行するだけという状態になれれば、作業に対する心理的な負担も減り、効率的に動けるようになります。

タスク整理を行うと、お願い上手になる！？

タスクの整理を終えて、全てのタスクを俯瞰して見たときに、タスクの数に圧倒されることがあります。

その場合、自分でやらないタスクを見つけましょう。タスク整理の真骨頂は、タスクを減らすことにあります。

手を動かす前に、今はやらなくても良いタスクや、自分で手を動かさなくても人に依頼すれば済むタスクを見つけることに注力しましょう。

しっかりタスク整理ができれば、一旦タスクは全て忘れても良い

信頼できるツールに、整理した全てのタスクを預けることができたら、タスクのことは積極的に忘れてしまいましょう。

「このツールを見れば、いつでもタスクのことを思い出せる」という状態をつくれたら最高です。

脳内の「タスク管理」を手放すことで、クリエイティブな思考や戦略的な判断にエネルギーを集中できるようになります。また、突発的な問題や新たなアイデアにも柔軟に対応できるようにもなります。

戦略的に忘れることは、結果としてパフォーマンス向上に繋がります。

タスク整理に役立つツールをご紹介

タスクを保管し、管理できることを想定して、タスクを整理します。そのため、あなたが普段使っているタスク管理ツール上で整理するのがオススメです。

タスク整理の項目を自分用にアレンジしたい方は、Notionが向いています。

重要度や緊急度、締め切り日、タスクにかかる時間、関係する人の名前など、必要な情報の項目をカスタマイズすることができます。

生活しているなかで、頭に浮かんだタスクにならないアイデアをアウトプットするためのツールは、生活に即したものを使うのが良いでしょう。

スマホを肌身離さず持っている人は、スマホのメモアプリ。パソコンと向き合う時間が多い人は、ショートカットキーですぐにメモが開ける状態にしておくとスムーズです。

メモはなるべく一か所に収納するのが良いので、こちらもタスク管理ツールの中にそういう機能があれば望ましいです。

まとめ

タスク整理は、日々の生活や仕事をスムーズに進めるための土台です。しっかりと整理されたタスクは、頭の中で煩雑にならず、必要なときにすぐに取り出して、迷いなく行動に移せるようになります。

信頼できるツールにタスクを預けたら、一旦すべてを忘れて、目の前のことに全力を注ぎましょう。

タスク整理がうまくいき、管理できるようになれば、心の余裕が生まれ、新しいアイデアや問題解決にも柔軟に対応できるようになります。タスク整理を習慣にし、焦りや不安のない日々を手に入れましょう。

タスク整理をいち早く習慣化したい方は、行動分析学の手島栞にご相談ください

・・・・・・詳しくは、こちらからご覧ください。