こんにちは！行動分析学の専門家、手島栞です。
「何かが障壁になって、どうしても目標を達成できない」
そんなお悩みを抱える経営者やビジネスマン向けに、目標達成に役立つ情報を発信しています。今日は「タスク管理の効果と失敗しやすい落とし穴」について徹底的に解説させていただきます！！
いつまで頑張れば良いのだろう
- 「やるべきことが多すぎて、どこから手をつければ良いか分からない」
- 「抜け漏れがないかどうか不安で、夜もなかなか眠れない」
- 「やるべきタスクをついつい先延ばしして、気づけばいつも締め切り間近」
あれをしなければならない、これをしなければならないと、常にタスクのことが頭から離れず、タスクに振り回されて息つく暇もないという生活は息苦しく、いつまでこんな生活を送れば良いのかと疲弊してきます。
その状態が一時的なものであれば乗り切れるのかもしれません。でも、仕事している間ずっとタスクに振り回されてばかりいると、いつか必ず息切れをしてしまいます。
「仕事は長距離走」とよく言われますが、あなたに合った持続可能な方法を見つける必要があります。
タスク管理とは？その目的と効果
タスク管理の目的は、タスクを実行しやすい状態を得ることです。実行しやすい状態というのは、
「今できるという確信を得られている状態」
です。そのためには、どのタスクに手をつければ良いのか明確に分かる必要があります。
タスクを実行しやすい状態を得られるようになれば、タスクに着手することに迷いがなくなるので、すぐに行動を起こすことができます。
また、タスクに着手しやすくなるだけでなく、タスクを減らすことも可能になります。本当に自分にとって重要なタスクが分かり、それ以外のタスクをどうすれば良いのか判断がしやすくなります。
タスクを減らし、自分がやらなければならないタスクに、時間を無駄にせず着手できるようになると、時間の余裕が生まれます。
時間の余裕は心の余裕を生み出します。心に余裕のある状態になれば、カツカツで仕事をしていた自分では想像もできないくらい思考が柔軟になったり、よりアクティブに行動をとることができるでしょう。
経営者やフリーランスに最適なタスク管理法
人生の目的がはっきりしている経営者やフリーランスの方々が抱えているタスク量は膨大で、一人の人間が記憶できるタスクの量をオーバーしていることが多くあります。
タスクを記憶し、頭の中で優先順位付けをしていると、抜け漏れが発生してしまいます。
もしあなたが個人の能力を最大限に発揮したいと望むなら、脳を記憶に使ってはいけません。脳を記憶に使うのではなく、あなたのビジネスを左右する大事な意思決定や、新しい発想に使うべきです。
脳を記憶に使う代わりに、信頼のおける外部記憶装置を使うことをオススメします。ここを見れば全てのタスクが入っているという安心感を持てるような「第二の脳」としてツールを活用しましょう。
タスク管理するうえで必須となる力とは？
タスク管理のメリットを理解し、良さそうなタスク管理ツールと出会えても、タスク管理を断念する人が続出しています。
なぜでしょうか？
それは、「続ける」という視点が抜けているからです。タスク管理は習慣とセットで考えていかなければ、続けられずに一時的なもので終わってしまいます。
習慣づくりは地味
多くの方が陥る落とし穴は、素晴らしいツールを使えば、今の苦しい生活をすぐに改善してくれると幻想を抱いていることです。
しかし、タスク管理をするうえで、最も大事なことは「素晴らしいツールを使うこと」ではなく「いかに習慣を作るか」という点なんです。
朝起きる習慣でも、筋トレでも、ランニングでも、習慣づくりというものはとても地味な作業です。
一発逆転のようなものではなく、毎日コツコツ。誰に褒められるわけでもないのに、続けなければなりません。
この地味な作業がタスク管理の成否を左右するということを理解しておかなければ、どんな素晴らしいツールを使ったとしても失敗に終わります。
行動分析学とは？タスク管理にどう役立つのかを解説
行動分析学は、人や動物が「なぜそのように行動するのか？」行動の原因を解明し、行動に関する法則を見出す科学です。
実験室で見出されたいくつかの法則が活用され、今では社会の中の実践的な問題を解決しています。
行動分析学を活用すると、行動を制御したり、予測したりすることができるようになります。「タスク管理」という行動を「続ける」ときに、行動分析学を活用することで、続けやすくすることができます。
行動分析学に基づいた、タスク管理を続けるコツ
タスク管理をするという行動は、いくつかの小さな行動が一連の動作となって形成されています。
その行動を細かく分解し、はじめの段階を特定するとしたら「タスク管理ツールを開く」であると考えます。
タスク管理を続けるコツとしては、はじめの行動目標を「タスク管理ツールを開く」に設定し、その行動を毎日続けることを目標にします。
一番簡単な行動レベルで、習慣化を目標とするため、タスク管理の質や、時間の長さは問いません。時間は5分でも大丈夫です。5分で良いから触って機能を覚えるというのに注力してください。
武術の型を体にしみ込ませるように、行動の流れを体に覚えさせます。
一日の中で、決まった流れの中に組み込むと、より習慣化しやすいでしょう。
朝起きて、コーヒーを飲む日課がある方は「コーヒーを淹れたらタスク管理ツールを開く」など、既にある習慣にくっつけると習慣化しやすいのでオススメです。
5分触ることができるようになったら、質を上げていく
5分触ることが習慣化してきたら、タスク管理の質を上げていきます。
「どうなったら習慣化したことになりますか？」と、よくご質問いただきます。
「やらないと気持ち悪いレベルになったら」とか「別のことを考えながらでもタスク管理ツールを開けるようになったら」など、さまざまな指標がありますが、ピンとこない方は、10日続けることができたら質を上げてみると良いでしょう。
質を上げた時に、毎日続けられていた「タスク管理ツールを開く」という行動ができない日がでてきたら、質のハードルが高すぎたことになります。
使い続けられるタスク管理ツールを見つけるには？3つのポイント
タスク管理ツールは世の中にたくさんあります。どれも良さそうで、どれが良いのか分からないというお悩みを感じる方も多いです。
使い続けられるポイントを3つお伝えしますね。
1. 使ってみたいと思える
「なんかかっこいい」
「使えるようになりたい」
心の内側から湧き出るワクワク感を持てるのであれば、その気持ちは大事にしましょう。行動するうえで、内発的動機があれば多少の困難さも乗り越えられることがあります。
そのツールを使いこなしている自分を想像して、ワクワクするのであれば、一度使ってみてください。
2. 使い方をすぐ人に聞ける
私がサポートさせていただいている方々の多くは、さまざまなタスク管理ツールを使うのに挫折した経験をお持ちの方々でした。
ツールに備わっている機能を理解し、その便利さを知る前に、使うのをやめてしまいます。
なぜやめてしまうのかというと、操作が複雑で理解できなかったからという理由が挙げられます。
操作に慣れるまでは、どんなツールを選んだとしても、面倒くささを感じるでしょう。その面倒くささを解消するために「分からない時にすぐに詳しい人に聞ける」環境があるのは、使い続けられるポイントとして大きいです。
身近にそんな人はいないという方は、ツールの使い方について質問できる機能をもっている会社もあります。
人に聞くのは申し訳ないという方は、チャットボットが使えるところもあるので、ぜひ検討してみてください。
3. 複数のデバイスで利用できる
自宅にいる時にPCでタスクを確認したいときもあれば、出張先で、旅先で、気軽にタスクを確認したいという方もいるかもしれません。
電車に乗っている最中に、タスクを思いついて整理したいとき、PCでしか管理できないツールを使っていると不便です。
使えないタイミングがあると、それだけでツールから足が遠のきます。複数のデバイスでデータを連携できるというのは続けやすいポイントになります。
タスク管理の成功事例と失敗事例
これまでご相談に乗ってきたエピソードの中で、失敗事例と成功事例についてお話します。参考にしていただければ幸いです。
事例①
さまざまな機能をカスタマイズできるタスク管理ツールを導入したAさん。あれもこれもと機能を追加することで、日々タスクを整理する時間が膨大になってしまいました。その結果、「今日は時間が無いからタスク整理ができない」という意思決定をしやすくなり、タスク管理ツールから足が遠のきました。
失敗経験を踏まえ、何のためにタスク管理をするのか改めて目的を再確認。タスク管理のこだわりを最小限にし、必要十分な機能をカスタマイズしたタスク管理ツールを使い続けることができました。
事例②
必要最低限のシンプルな機能を備えたタスク管理アプリを使っては、三日坊主で続けられない経験を積んできたBさん。Bさんのこれまでの人生を振り返ったときに、仲間がいると続けられることが分かりました。
初めての人にとってはハードルが高そうなタスク管理ツールに切り替え、同じタスク管理ツールを使っている人で構成されたコミュニティに入会することで、難しい機能について仲間に聞きながら解決していくスタイルをとり、タスク管理を継続することができました。
PDCAサイクルで最適なタスク管理にしていく
何かを続けるうえで「完璧主義」と括られる行動の癖は、多くの場合足枷になります。はじめから完璧を目指すのではなく、タスク管理の精度を少しずつ上げていくつもりで、PDCAサイクルで改善していきましょう。
改善のサイクルも習慣に落とし込むと、より楽に、タスク管理を極めていくことができるようになります。
日々の忙しさに追われてしまうと、タスクのことを考えることはできても、タスク管理の方法や仕組み自体を見直すことは、ついつい後回しになってしまいます。毎日でなくても、週1回や、月1回などに、定期的に振り返る時間を設けるだけでも、違ってきます。
タスク管理が続かないあなたへ：専門家に相談するメリットとは？
そうは言われてもやはり、それぞれのタスクについて考えることや、タスクの実行に時間を取られて、気づけば週1回、月1回の時間すらとれないという方も多いのではないでしょうか？
また、振り返る時間を作れても、どのように改善していけば自分にとって良いタスク管理方法に変えていけるかが分からないという方も多いと思います。
そういう時は、定期的にあなたが直面している課題について分析し、あなたに合うタスク管理方法について提案し、より良くなるまでサポートし続けてくれる専門家に頼ってみるというのも一つの手です。
行動分析学を活用すれば、あなたのタスクの実行をスムーズにする、あなたのためのタスク管理方法を見つけることができます。どんなサポートが可能なのか、こちらで詳しくご説明しています。
まとめ
タスク管理は特別な才能や努力が必要なものではありません。小さな一歩を積み重ねるだけで、あなたの生活や仕事は確実に変わります。
例えば、「タスク管理ツールを開く」たったこれだけでも立派な第一歩。無理なく始められるシンプルな方法で、自分のペースで続けてみませんか？
大切なのは、完璧を求めることではなく、続けること。行動分析学の視点からも、小さな習慣を積み重ねることで自然と流れができ、負担なくタスクを管理できるようになります。
「できるかもしれない」と思えた今が、変化のチャンスです。
