こんにちは！行動分析学の専門家、手島栞です。
「どうしても目標に向けた行動が進まない…」そんなお悩みをお持ちの方へ向けて、役立つヒントをお届けします。
タスク管理が苦手でも大丈夫。今日からできる方法を一緒に考えましょう！
タスク管理が苦手！お悩み7選
タスク管理が苦手な方によくある悩みを挙げてみます。あなたもどれか心当たりはありませんか？
1. やるべきことが多すぎて圧倒される
仕事やプライベートでやるべきことが山積みになり、どれから手をつけていいのかわからない状態。頭の中が混乱し、優先順位をつけるのが難しく感じることがある。
2. 締め切りが迫ってから動き出す
いつもギリギリになってから慌ててやり始めることが習慣になっていることはありませんか？そのせいで、焦ったりストレスを感じたりして、結果的に仕事の質が下がることがあります。
3. タスクを忘れることが多々ある
大事な仕事や細かい作業を忘れてしまうことはありませんか？何をやるべきか覚えておこうとしても、つい抜けてしまうことがある。
4. マルチタスクで効率が上がらない
いくつものことを一気にやろうとして、どれも中途半端になってしまうことがあります。そのせいで、全体的に効率が悪くなり、タスクが終わらないまま増えていく悪循環に陥ります。
5. モチベーションが続かない
最初は張り切ってタスク管理を始めても、途中でやる気をなくしてしまい、継続することが難しい。特に、目標が曖昧だったり、達成感を感じにくいとモチベーションが下がります。
6. 自分に合った方法が見つからない
様々なタスク管理方法を試してみても、自分に合ったものが見つからず、結局続けられない。方法論に縛られすぎて、逆にストレスを感じることもあります。
7. タスクの優先順位がつけられない
どの仕事を一番にやるべきかが分からず、結局大事な仕事を後回しにしてしまうことがあります。そのせいで、重要なタスクが滞り、全体のタスクの進み具合が遅くなることもあります。
なぜ？タスク管理がうまくいかなくなる根本原因を徹底解説！
これまで多くの方からタスク管理に関するお悩みをご相談いただきました。
「なぜタスク管理がうまくいかないのか？」
問題の原因を深掘りしていくと、以下のような根本的な要因に行き当たりました。
タスク管理の目的を理解していない
「なんのためにタスク管理をするのか？」を考えずに始めていませんか？
タスク管理は「やり方」を覚えることが目的ではありません。「タスクをスムーズに進めるための助けになるもの」です。でも、目的を忘れてしまうと、「何を目指しているのか」が分からなくなり、結局やらなくなってしまいます。
例えば、締め切りを忘れないための管理が必要な人もいれば、優先順位をはっきりさせることが大事な人もいます。自分にとっての目的をしっかり意識することが大切です。
自分に合うタスク管理方法を見つけられていない
他の人にとってうまくいく方法でも、あなた自身の得意なやり方や生活リズム、価値観に合わなければ続けるのが難しいものです。だからこそ、自分に合った方法を見つけることがとても大切です。
タスク管理がうまくいくかどうかは、あなた特有の「行動の仕組み」によって大きく変わります。他の人に効果的な方法が、必ずしもあなたにとって最適とは限りません。自分に合う方法を試しながら見つけていくことで、タスク管理がより効果的になります。
習慣づくりが苦手
タスクは毎日変化するので、タスク管理も1回だけではなく、日々続ける必要があります。
「どうやったら習慣化できるだろう？」という視点でタスク管理の方法を考えることが重要です。
初めてタスク管理に取り組むとき、たくさんの工程をいっぺんに取り入れがちですが、それだと最初はできても、だんだん負担に感じてしまいます。
だからこそ、自分にとって本当に必要な工程だけを取り入れ、どうすればそれを続けられるかを考えることが大切です。
タスク管理の苦手意識が強い
タスク管理がうまくいった経験がないと、「自分には無理だ」と思い込んでしまうことがあります。これまでの経験を振り返ると、そう考えてしまうのも仕方がないことです。だから、自分を責める必要はありません。
ただ、この「どうせできない」という考えは、行動を始める前から足を引っ張り、実際にはできることもできなくしてしまう可能性があります。これは行動分析学的にも、行動を妨げる大きな要因です。
この苦手意識を克服するには、まず「タスク管理がうまくいった」という小さな成功体験を積むことが大切です。そのために、どうやって成功体験を積むかを計画し、少しずつ挑戦していきましょう。
行動分析学を活かしたタスク管理克服法
行動分析学は、人の行動がどんな仕組みで起きているのかを科学的に調べ、それを変えていく方法を教えてくれる学問です。「どうしてタスクを後回しにしてしまうのか？」や「どうしたら効率よく行動できるのか？」という疑問に対して、理由や解決策を見つけることができます。
この方法の強みは、「やる気」や「性格」に頼らず、環境や仕組みを工夫することで行動を変えられるところです。「やる気が出ないからできない」と諦める必要はありません。代わりに、行動を引き出すための具体的な方法を探していきます。
以下では、行動分析学を活用して、これまでに挙げたタスク管理の悩みを1つずつ解決する方法をご紹介します。
タスク管理の目的を理解していない場合
タスク管理の一番の目的は、タスクをやりやすくすることです。しかし、「ただタスク管理をやらなきゃ」という曖昧な目標だけだと、続けるのが難しくなります。そこで、タスクを進める中でどこに問題を感じているのかを具体的に考えることが大切です。
例:優先順位をつけるのが難しい
タスクが整理されていないと、どれから始めたらいいのか迷ってしまうことがあります。このような場合、以下の方法が役立ちます。
・毎日タスクを整理する時間をつくる。
たとえば、朝10分だけでもタスクをリスト化して優先順位を決めてみましょう。
・一週間に一度、まとまった時間を確保してタスク全体を見直す。
1時間程度で十分です。大きな目標を確認し、細かいタスクを整理するだけでも頭がスッキリして優先順位をつけやすくなります。
このように、「何が課題なのか」を具体的に考えることで、タスク管理の目的がはっきりしてきます。そして自分の方法がその目的に合っているかを確認することが大事です。
目的を忘れがちな場合の工夫
もしタスク管理の目的を見失いがちな場合は、以下を試してみてください。
・週に1回、自分のタスク管理を振り返る時間をつくる。
うまくいった点や課題を簡単に書き出してみてください。
・目的や方法をメモにして、目に見える場所に置く。
例えば、パソコンの横やデスクの壁などに貼っておくと、忘れにくくなります。
タスク管理の目的をしっかり理解し、それを意識し続けることで、より効果的に進められるようになりますよ。
自分に合うタスク管理方法を見つけられていない場合
行動分析学において「行動が続けられるかどうか」は、その人特有の行動の仕組みによると考えます。他の人にとって効果的な方法が、必ずしも自分に合うとは限りません。だからこそ、自分の行動の仕組みに合った方法を試しながら見つけていくことが大切です。
あなたに合うタスク管理方法を見つけるためのヒントについては、こちらの記事をご覧ください。→『効果絶大！あなたに本当に合ったタスク管理方法とは？その見つけ方を徹底解説』
習慣づくりが苦手な場合
「習慣を作るのが苦手」と思っている人でも、実は全く習慣がない人はいません。例えば、「朝起きたら顔を洗う」「帰宅したら靴を脱ぐ」といった無意識の行動も、立派な習慣です。
習慣作りを成功させるためには、あなた自身の行動の仕組みに合った方法を見つけることが大切です。そのために、次のステップを試してみましょう。
1. 既にある習慣を分析する
まず、あなたが自然に行っている習慣に注目し、それがどのような条件で成立しているのかを振り返ります。
例：「朝起きた後、顔を洗う習慣はどうして続いているのか？」
→「洗面台の近くにタオルが収納されていて手に取りやすくなっている」「朝一番に顔を洗うと気持ちがすっきりする」など、環境や結果が習慣化を助けている可能性があります。
2. 過去の失敗経験を紐解く
習慣化に失敗したことがあれば、その原因を振り返ります。
例：「毎日ランニングをしようと決めたけれど、3日でやめてしまった」
→「時間が不定期で続けられなかった」「天候に左右されてやる気がなくなった」など、習慣作りを妨げた条件を明らかにします。
3. 計画を調整する
既にある習慣の成立条件と、過去の失敗から分かった妨げになる条件をもとに、今作ろうとしている習慣の計画を調整します。
例：「朝30分の読書習慣を作りたい」場合、
・最初は本を開くことができれば良いとする（ハードルを下げる）
・朝食後に読む（既存の習慣と結びつける）
・書籍を毎朝座る場所に置いておく（環境を整える）
4. 計画を実行し、改善を繰り返す
計画を試したら、結果を振り返り、うまくいかなかった場合は改善します。失敗を次の成功へのステップと考えることで、少しずつ前進できます。
このように、行動の仕組みを分析しながら進めることで、習慣作りの成功確率を高めることができます。まずは、あなたの既存の習慣や失敗経験を振り返るところから始めてみましょう。
タスク管理の苦手意識が強い場合
タスク管理が苦手だと感じるのは、これまでの失敗経験が積み重なり「またうまくいかないかもしれない」と思ってしまうからではないでしょうか。
行動分析学の研究では、「タスク管理をしてもどうせうまくいかない」という思考が、行動を制限する原因になり得ることを示しています。このような考え方があると、やれるはずのことも最初から諦めてしまい、成功のチャンスを逃してしまうことがあります。
もし苦手意識がどうしても拭えない場合は、一人で抱え込むのではなく、サポートを受けるのも一つの手です。誰かの力を借りることで、新しい視点や効果的な方法を見つけられるかもしれません。それは、あなたの負担を減らし、行動を後押しするための環境づくりにもつながります。
タスク管理以外の解決策の選択肢をもつことも大事
自分に合うタスク管理法を見つけ、習慣化できたとしても、それでもタスクの実行が難しいと感じることがあります。その場合は、タスク管理以外の方法で、タスクを実行しやすくする仕掛けを取り入れることが必要です。
タスクの実行を支える仕掛けの一つの事例をご紹介します。
タスク実行オンラインサポート『先延ばしタスク片付け部屋』とは？
自宅で一人ではタスクに手をつけづらい方や、先延ばししがちなタスクがたまっている方向けに、オンラインで「タスクに取り組みやすい環境」を提供するサービスです。
『先延ばしタスク片付け部屋』は、私の行動分析学の知識と10年の経験を活かし、「やる気に頼らず、環境の力で行動を促す」仕組みをオンラインで展開しています。パソコンやスマホのカメラを使い、あなたのタスクの取り組みを監視させていただきます。そうすることで、先延ばししていたタスクに自然と着手できる仕掛けが特徴です。
『先延ばしタスク片付け部屋』を利用することで得られる変化
このサービスを利用することで、これまで取り組めなかったタスクに自然と手をつけられるようになります。環境の力を活用することで、「何もできない」という停滞状態から抜け出し、タスクが進むことで得ることができる達成感を味わえるでしょう。
さらに、「自分には無理」という自己否定感や先延ばしによるストレスが軽減され、ポジティブな行動の連鎖が生まれます。結果として、タスクを日常的にこなすスキルが向上し、目標達成に向けて一歩ずつ前進する自信がつくでしょう。
大切なのは選択肢をもつこと
タスク管理でも、『先延ばしタスク片付け部屋』でも、あなたに合った方法を選ぶことが重要です。自分の行動パターンに合った仕組みを取り入れることで、心に余裕が生まれ、より多くの選択肢をもてるようになります。
タスク管理の土台は健康！
タスクをうまく管理するには、心と体が元気であることがとても大切です。どんなに良い方法を使っても、心や体が疲れていると集中するのが難しくなり、予定通りに進めることができなくなります。
睡眠不足や体調不良がタスク管理に与える影響
例えば、夜に十分な睡眠がとれていなかったり、体のどこかが痛かったりすると、頭がぼんやりしてしまい、タスクに集中できません。そうなると、やるべきことがどんどんたまってしまい、うまくいかなくなることがあります。
心の健康がタスク管理に与える影響
心の健康もとても大事です。例えば、大きな心配ごとがあると落ち着いて物事を考えられなくなり、やらなきゃいけないことを後回しにしてしまうことがあります。心がざわざわしていると、うまく決断したり、行動したりする力が弱くなってしまうのです。
健康が習慣形成に与える影響
タスクを管理するのは、一度だけで終わるものではなく、毎日コツコツ続けることが大事です。でも、体調を崩してしまうと、せっかく作りかけた良い習慣が途中で止まってしまうことがあります。逆に、健康な状態を保つことができれば、良い習慣を長く続けられるようになります。
健康を土台にしたタスク管理のポイント
タスクをきちんと管理できるようになるために、まずは心と体の健康を整えることを優先しましょう。そのためには、次のことを心がけてみてください
・しっかり眠る：毎日、十分な睡眠時間をとること。
・バランスの良い食事をとる：体が必要とする栄養をしっかりとる。
・適度に体を動かす：軽い運動を習慣にする。
・心のリフレッシュをする：ストレスを減らすために、リラックスできる時間を持つ。
タスク管理を成功させるためには、まず自分の心と体を大切にすることが基本です。これを守ることで、タスク管理がもっとスムーズにできるようになりますよ。
タスク管理が苦手な人が今日から始めるべき1つの行動
いろいろご紹介しましたが、やることがたくさんあるとどれから始めたら良いのか分からなくなってしまうものです。
もしここまで読んで、あなたがタスク管理にもう一度挑戦してみようと思うのであれば、まずは「どんな時にタスクが進まないのか」を考えてみてください。実は、これをやるだけで、タスク管理で必要なことが見えてくるんです。
たとえば、こんなふうに書き出してみてください：
- どんな時にタスクが進まないか：やることが多すぎて混乱する、次に何をやればいいか分からない。
- その時の気分や環境：疲れている、やる気が出ない、周りがざわざわしている。
- その時にとった行動：スマホを触る、他の仕事を始めてしまう。
こんな感じで書いていくと、「自分がどんな時にタスクの実行が難しくなるのか」が分かるんです。それが分かると、「じゃあ、どうすればいいか」も考えやすくなり、タスク管理に必要な要素が分かってきますよね。
まずは、自分が困っている時のことを振り返ってみましょう。それが、タスク管理をもっと上手にするための第一歩になります！
タスク管理が苦手なあなたを、行動分析学でサポート
タスク管理がうまくいかない理由は、人によって違います。私は「行動分析学」という手法を使って、あなたがタスクを進められない理由を見つけ、その理由に合ったタスク管理の方法を一緒に考えます。
さらに、その方法を毎日続けられるよう、あなたに合った形で習慣にするお手伝いもします。そして、心と体を健康に保つための良い習慣作りもサポートします。
ご興味がありましたら、こちらからぜひご覧ください。
