こんにちは！行動分析学の専門家、手島栞です。

「何かが障壁になって、どうしても目標を達成できない」

そんなお悩みを抱える経営者やビジネスマン向けに、目標達成に役立つ情報を発信しています。

今日はあなたに合うタスク管理方法の見つけ方について、徹底的に解説させていただきますね。

ノウハウ本のタスク管理方法が自分に合わずに失敗した経験ありませんか？

〇〇タスク管理術、△△仕事術、□□時間術…

世の中にはたくさんの「タスク管理方法」に関するノウハウ本が出版されています。

今度こそ自分に合うやり方が載っているはずだと期待をもって本を手にしてみるけど、結局行動に移さないままだったり、行動に移してみても、続かなかったりするんですよね。

こういうお悩みを抱えている方、とても多いんです。

私がサポートさせていただいている方のなかにも、タスク管理方法についてたくさんの知識をもっていて、詳しく勉強してきた方がいらっしゃいます。

そういった方々は「こうすればうまくいく」ということは理解しているけど、実行できない、習慣にできないという悩みを抱えています。

行動分析学の視点で考えるノウハウ本のタスク管理方法がうまくいかない本当の理由

ノウハウ本に書かれているタスク管理方法は、著者自身の経験や、ある一定数の人の経験から、一般的な結論を導き出してまとめられたノウハウです。

そのため、中には当てはまる人もいますが、当てはまらない人もいて当然ですよね。

また行動分析学の視点で考えると、人は置かれた環境の影響を大きく受けて行動します。そのため、自分にとって最も効果的なタスク管理方法を見つけたいなら、自分の状況に応じてカスタマイズするほかありません。

ノウハウ本は一つのアプローチを提供してくれますが、あなたにとって最適な解決策を提供してくれるわけではありません。参考事例として上手に付き合いながら、自分に合ったタスク管理方法を見つけるために行動していく必要があります。

タスク管理で最も大事にしたいこと

タスク管理は、ただ作業を整理するためではなく、目標に向かって効率的に進むための手段です。

時々、タスク管理すること自体が目的になってしまっている方がいます。そうなると、本末転倒で、本来の目標達成が遠のいてしまいます。

例えば、実行したタスクについてこまめに記録している方がいます。ですが、記録は何かに活用するためにとるものですよね。記録することが目的になり、記録をとるだけで満足してしまうと、その時間が無駄になってしまいます。

タスク管理は、あくまで目標達成のためのサポートツールであり、目的に沿った方法で活用することを忘れないようにしなければなりません。

あなたに本当に合ったタスク管理方法の見つけ方

タスク管理の方法は一人ひとり違います。以下の5つのステップで、あなたに最適なタスク管理方法を見つけましょう。

１．自分の課題を具体的にすること

タスクを実行する段階で、課題となることがあるのであれば、具体的に洗い出しましょう。

「タスク管理に課題がある」といっても、その課題はさまざまです。

• タスクが多すぎて何から手をつけたら良いのか分からない
• 締め切り間近にならないと着手できない。着手しても時間が足りないので、自分が思うより質の低い仕事になってしまう
• 締め切りはないけれど、将来のための大事なタスクに手をつけられない
• やらなければならないことを忘れている気がして、常に何かに追われている気がする。

あなたの課題を、より具体的に捉えておくことで、具体的な解決策を立てやすくなり、行動につなげやすくなります。

２．どうなりたいのか？目的を明確にする

どういう状態が理想なのかという目標と、現状を捉え、その間のギャップを認識します。

例えば、

「タスクが多すぎて何から手をつけたら良いのか分からない」という現状の課題があり、

「今日やるべきことが明確に分かる状態を作りたい」という目標を掲げた場合、

その間のギャップを埋めるためにはどうすれば良いでしょうか？

タスクがすっきりと整理できるツールがあれば良いのかもしれませんし、

やるべきことが出現した時に、アウトプットする習慣をつけた方が良いと感じるかもしれません。

理想とする状態を明確にすることで、タスク管理の目的もはっきりするため、解決策を具体的に考えやすくなります。

３．どんな環境があればあなたのタスクの処理がスムーズになるのかについて考える

解決策を考えるとき、どんな環境があればタスク処理がスムーズになるのか考えることがうまくいくポイントです。

行動は環境の影響を受けます。そして、どのような環境で、どれくらいの影響を受けるかは、個人差があります。どういう環境があれば、自分はタスクの処理がスムーズになるのか知り、積極的に選んでいきましょう。

その際、外側の環境（空間、ツール、人、手順）だけでなく、自分の内側の環境（思考が整理されている状態、心と身体の健康状態）にも注目してみてください。

例えば「タスクが多すぎて何から手を良いのか分からない」という課題の場合、

頭の中にたくさんのタスクや、それに紐づく締め切りやアイデア、心配事などがゴチャゴチャと入っているせいで適切な判断ができないというケースもあります。

その場合、頭の中をすっきりさせるためにツールを活用するとうまくいく事が多いです。

４．実際にやりながら、タスク管理をあなたに合った型に整える

あなたにとってタスク処理がスムーズになる環境はどんなものなのか、当たりをつけられるようになると、あなたに合うタスク管理方法を選択できる確率がぐんと上がります。

ですが、はじめのうちは改善の余地があるものになることが多いです。そのため、はじめから完璧な方法を求めるのではなく、試行錯誤を重ねることが大切です。

その時もただやってみるのではなく、目的に沿い、期待した通りの結果になるかという視点を持ちながら、検証していきましょう。

一度にたくさんのことを変えてしまうと、何が効果があり、何が効果がないのか分からなくなってしまうので、できれば一つずつ変えていきながら、少しずつ自分に合う型に整えていくのがおすすめです。

あなたに合ったタスク管理方法を見つけるためのポイント5選

以下の5つのポイントを押さえると、自分に合うタスク管理方法を見つけやすくなります。

★まずは、一つの方法を決めてやってみる

手当たり次第に本で読んだタスク管理方法を試すことが続けられない原因になることはありますが、行動しないことには何も分かりません。完璧は目指さなくて良いので、一つ決めて、やってみることが大事です。

★自分が負担なく行動できる条件と、落とし穴を見つける

これまでの人生の中で、どんな環境や条件で自分が負担なく行動できていたかを探ってみましょう。例えば新しいものに対して探求心がわき、長続きするなら、タスク管理において最新のツールを取り入れることが継続するポイントになる可能性があります。

反対に、どんな要因が行動の妨げになるのか、落とし穴を把握することも重要です。負担を感じずに自然と行動できる環境に整えていくことが、自分に合うタスク管理方法にしていく鍵となります。

★タスク管理の習慣を生み出し、習慣を味方につける

課題を解決するための方法を見つけたとしても、続けられなければ意味がありません。

意識してやるという段階から、あまり頑張らなくてもできるというような習慣に落とし込むと、タスク管理がより楽になります。

★自分でやらないことを決める

タスクをすべて整理し、管理できるようになったら、全部やるぞ！という気持ちになるかもしれません。

やる気が出るのは良いことですが、手を動かす前に、自分でやらないことを探してみてください。他の誰かに仕事をふることもできます。

本当に自分がすべきことに時間を使えるようにしていきましょう。

★誰かの助けを借りる

あなたの貴重な時間や労力は、タスク管理に費やすのではなく、ビジネスにおいてもっと大事な場面で費やすべきです。

自分に合うタスク管理を見つけることに時間を使うくらいなら、見つけるまでの過程をサポートしてくれる人に頼ったり、タスク管理自体をサポートしてもらうという選択肢もアリです。

いつでもあなたの生活に合ったタスク管理方法にメンテナンスし続けることの大切さ

• 会社の規模が変わった
• 事業内容が変わった
• やることが増えた
• 家族が増えた
• 人生で大事にしたいことが変わった

このように自分の外側や内側の環境が変わり、ライフスタイルが変わると、これまでぴったり合っていたタスク管理方法が合わなくなります。

そうなったからといって、自分の能力が落ちたと悲観する必要はありません。ライフスタイルに合わせて、タスク管理方法を変えていけばよいのです。

いつでもあなたのライフスタイルにあったタスク管理方法にブラッシュアップしていくことが大事です。

まとめ

目的のないタスク管理はただの作業になってしまいます。「タスク管理」はあなたの目標を達成するための大切な手段だということを忘れないでください。

ビジネスにおける目標も、今向き合っている課題も、自分の行動をスムーズにしてくれる条件や、落とし穴も、全部あなただけのものです。

これらを無視してしまうと、自分に合わないタスク管理方法を選択してしまうことに繋がります。

試行錯誤しながら自分に最適な方法を見つけていければ良いですが、本当に大事なことに自分の時間や労力を費やすために、他の人のサポートを得ることも視野に入れるのも良い選択です。

自分に合ったタスク管理方法を見つけることで、仕事もプライベートもより充実したものになります。ぜひ、自分に合った方法を見つけて実践し、目標達成に向けて前進しましょう。