こんにちは！行動分析学の専門家、手島栞です。
「どうしても、目標に向けた行動が進まない…」そんなお悩みをお持ちの方へ向けて、行動するためのヒントをお届けしています。
今日は「タスク管理が下手」だと感じているあなたがタスク管理を得意にするための土台となる情報をご紹介します。
タスク管理が下手だと感じるあなたへ
「やらなきゃいけないことは分かっているのに、どうしてうまく進まないんだろう…」そんなふうに悩むことはありませんか？締め切りが近づくたびに焦り、手をつけられない自分にがっかりしてしまう。どんなに頑張っても空回りしてしまう。
そんな状況が続くと、「自分には向いていないのかな」と感じてしまうこともありますよね。
でも実は、その「うまくいかない」と感じる気づきこそが、変化へのスタート地点です。「どうすればもっと楽に進められるのか？」と考え始めることで、新しい方法を見つける準備が整います。
これまで試行錯誤を重ねてきたあなた、本当にお疲れさまでした。その努力があったからこそ、この記事にたどり着いたのだと思います。ここからは、一緒に解決策を探しながら、少しずつ行動を変えていきましょう。
タスク管理が下手な人の原因を理解する
タスク管理が苦手な人には、いくつかの「分かりやすい問題」が見られます。たとえば、重要なタスクに時間を割けなかったり、チームに仕事を任せられず自分で抱え込んでしまったり、決断を後回しにしてチャンスを逃したりすることです。
でも、これらは表に見える問題にすぎません。こうした問題をその場で解決しても、また同じことが起きる可能性があります。あなたがタスク管理ができない背景には「根本的な原因」があるからです。
根本的な原因を理解し、それに対処することで、表に出た問題を解決できるようになります。「根本的な原因への対策」と「顕在化された問題の解決」の両方に取り組むことが、上手なタスク管理の鍵なのです
タスク管理の知識不足が原因の場合
タスク管理がうまくいかない理由のひとつに、「知識不足」があります。たとえば、タスクを効率よく進めたいとき、いくつかの管理方法を知っていると、「どうすればいいか」のアイデアが出しやすくなります。
ただし、すべてを自分で知る必要はありません。知らない場合でも、タスク管理に詳しい人に相談したり、簡単なヒントを取り入れるだけで解決のきっかけがつかめます。
知識が多いと役立つ場面は増えますが、それだけが原因を解消する手段ではありません。大切なのは、自分に合った方法を見つけ、少しずつ試していくことです。
タスクの質と量、環境要因
人間が使える時間は1日24時間。それを超える作業量を一人で抱えてしまうと、物理的に時間が足りず、何を優先すべきか分からなくなります。このような状況では、頭が混乱し、手が止まってしまうこともあります。
さらに、本人の能力を超えたレベルの仕事を求められている場合、通常より時間がかかりやすくなります。その結果、タスクが積み上がり、「タスク管理がうまくいっていない」と感じることが増えるかもしれません。
また、仕事をする場所が散らかっていると、それだけで集中力が下がります。たとえば、机の上に書類や道具が山積みだと、必要なものを探すのに時間がかかり、作業効率が落ちてしまいますよね。
加えて、周りからのサポートが足りない場合、自分一人で抱え込みすぎて疲れ切ってしまうこともあります。こうした環境が整っていない状態では、どんなに頑張っても作業は思うように進みません。
新しいスキルを身につけるとき特有の問題
タスク管理がうまくいかない理由のひとつは、それが「スキル」だからです。タスク管理はセンスや才能ではなく、練習を重ねて身につけるものです。そのため、新しいスキルを覚えるには、これまでの習慣を少しずつ変えていく必要があります。これを難しく感じるのは、むしろ自然なことです。
たとえば、今まで頭の中だけでタスクを整理していた人が、紙やアプリを使う方法に切り替えようとすると、最初はうまくいかないかもしれません。道具の使い方に慣れるまで、時間がかかることもあります。
でも、新しい方法を少しずつ試しながら続けることで、いずれそのやり方が自分に合ったものになり、以前よりスムーズにタスクを管理できるようになります。
心身の健康上の問題
心や体が元気でないと、タスク管理はうまくいきません。たとえば、ストレスや不安が強いと、頭の中がいっぱいになってしまい、何を優先すればいいのか分からなくなることがあります。気分が落ち込んでいると、頭の中にもやがかかったような感覚になり、集中できなくなってしまうこともあります。
さらに、体が疲れていると集中力が続きません。たとえば、睡眠不足が続くと、やりたいことがあっても思うように進められなくなります。こうした状況では、どんなに便利なツールや方法を使っても、タスクが片付かないことが多いです。
まずは、自分の体と心をしっかり休めることが大切です。よく眠り、美味しいご飯を食べて元気を取り戻しましょう。そして、つらいときは信頼できる人に相談して助けを借りることも、タスク管理を改善する大事なステップです。
発達特性や認知特性
人それぞれの発達特性や認知特性が、タスク管理に影響を与えることがあります。たとえば、ADHD（注意欠如・多動症）の特性がある人は、やるべきことに集中するのが難しかったり、優先順位をつけられず迷ってしまうことがあります。
また、ASD（自閉スペクトラム症）の特性がある人は、予定が変更されたり、いつもと違うことが起きると、どう対処すればいいのか分からなくなりやすいかもしれません。まるで世界が壊れてしまったかのように、気持ちが混乱してしまうこともあります。
さらに、鬱状態を抱えている人は、何かを始めようとしても体が動かず、大きな壁に阻まれているような感覚を強く感じることがあるかもしれません。
こうした特性を持っていると、「自分にはタスク管理が向いていないのかな」と感じることもあります。でも、特性をしっかり理解することで、自分に合ったやり方を見つけることができます。
根本的な原因と顕在化された問題、両方向からアプローチ
タスク管理が下手な人のつまずきには、前章でお話ししたように「根本的な原因」が隠れています。この根本的な原因に対処することは、長期的に見てとても重要です。ただし、根本的な原因を改善するには、効果が出るまでに時間がかかることもあります。
そこでおすすめなのが、「根本的な原因への対策」と「顕在化された問題の解決」を同時に進める方法です。表に見える問題、つまり顕在化された問題を先に解決することで、すぐに状況が楽になることがあります。その上で、根本的な原因を少しずつ改善していけば、より安定したタスク管理の方法が身につきます。
この両方向のアプローチを取り入れることで、短期的な効果と長期的な改善を同時に得られるのです。
根本的な原因にアプローチするメリット
根本的な原因へのアプローチは、タスク管理を本質的に改善するために欠かせません。たとえば、心身の健康を整えることで、自然とやる気や集中力が戻り、タスク管理のハードルが下がります。また、自分の特性を理解し、それに合った方法を取り入れることで、無理なく続けられる仕組みを作ることができます。
こうした取り組みは、すぐに効果を実感できなくても、着実に基盤を強化し、後々大きな成果をもたらします。根本的な原因を解消することで、日々のタスク管理が自然にスムーズになるのです。
顕在化された問題に対処するメリット
一方で、目に見える問題に対して早めに手を打つことも大切です。たとえば、タスクを見える化したり、作業環境を整えたりするだけでも、作業効率がぐっと上がることがあります。こうした行動の改善は短期間で効果が出ることが多く、「自分にもできる」という自信やモチベーションにつながります。
さらに、目の前の負担が減ることで、気持ちにも余裕が生まれ、根本的な原因に冷静に向き合いやすくなるでしょう。このように、顕在化された問題への対処は、長期的な改善への土台を築く役割も果たします。
両方向からのアプローチを組み合わせる
根本的な原因と顕在化された問題の両方に同時にアプローチすると、より大きな効果が期待できます。たとえば、次のような取り組みが考えられます：
- 例1: 心身の健康を整えるために休息を取りつつ、タスクをリスト化して混乱を減らす。
- 例2: ADHDの特性を理解した上で、リマインダーやシンプルなタスク管理ツールを使い、忘れを防ぐ工夫をする。
こうしたアプローチを同時に進めることで、短期的な成果を得ながら、長期的な改善も目指せるでしょう。これが、タスク管理を得意にするための近道です。
タスク管理を改善するためのステップバイステップガイド
タスク管理を改善するには、まず自分の状況を正確に把握し、具体的な行動に移すことが重要です。この章では、根本的な原因と顕在化する問題を両方意識しながら、一歩ずつ改善を進める方法をご紹介します。
原因に目星をつけ、優先して取り組む問題を一つ決める
「根本的な原因」と、それが表に現れた「顕在化された問題」の両方が関与しているだけでなく、複数の原因が絡まり合って、今の問題を創り出していることが多いです。
すべての問題を一度に解決しようとすると負担が大きくなります。まずは「取り組みやすい問題」を一つ選び、小さな一歩を踏み出すことを目指しましょう。
環境を変えて解決できないか検討する
解決したい問題を決めたら、行動を変える前に「環境を整えることで解決できないか」を考えましょう。
人の行動は環境の影響を受けやすく、関わる人や使うツールも環境の一部です。環境を変えるだけで、自然と行動が改善し、問題がスムーズに解決することがあります。
新たな行動習慣をつくる
環境調整だけで解決できない場合、行動そのものを変える必要があります。新しい行動習慣を少しずつ取り入れることで、タスク管理のスキルを向上させましょう。
習慣化の鍵は、無理をしないこと。「これなら続けられそう」と思える方法から始めるのがポイントです。
実行後に確認・調整する
新しい方法を試した後は、その効果を必ず確認しましょう。期待した結果が得られないこともあれば、逆に作業効率が悪化することもあります。
タスク管理は長い付き合いになるものです。結果を冷静に振り返り、必要に応じて改善策を柔軟に見直しましょう。これを繰り返すことで、自分に合った最適なタスク管理方法を見つけられるはずです。
タスク管理が苦手な部下・仲間を持つあなたへ
部下や仲間がタスク管理で困っているときは、まず「なぜ苦手なのか」を行動レベルで見極めることが大切です。たとえば、「優先順位をつけるのが苦手」「タスクを忘れてしまう」「計画通りに進められない」といった問題がありますが、それだけでは原因をつかみきれません。
具体的に、どんな場面で優先順位をつけられなくなるのか、そのときどんな考えが浮かび、どんな行動をとるのかを細かく観察しましょう。問題を最小単位で特定することで、より具体的な解決策が見えてきます。
全く違う人間であることを理解する
部下や仲間をサポートするときに大切なのは「自分と相手は全く違う人間である」という前提を持つことです。
もしあなたがタスク管理が得意であれば、苦手な人の気持ちやつまずきが理解しにくいかもしれません。逆に、タスク管理を克服した経験を持っている場合でも、自分のやり方が相手に合わないと、苛立ちを感じることがあるでしょう。
私がこれまでサポートしてきた中で、同じ解決策で改善した人は一人もいませんでした。「タスク管理」と一言で言っても、その課題は人それぞれ異なります。一般的な方法や過去の成功体験に頼るのではなく、目の前の相手の具体的な問題を丁寧に見極めることが大切です。
責めるのではなく、導くコミュニケーションを
原因を理解したら、次は適切なサポートを提供しましょう。このとき「責める」のではなく、「こうすると良いかもね」と導く姿勢が重要です。
たとえば「この方法を試してみよう」と提案したり、「ここまでできたら次はこれに取り組もう」と進む方向を一緒に考えることで、相手が前向きに行動しやすくなります。
さらに、タスク管理ツールや明確なルールを取り入れるなど、仕組みを整えることも有効です。環境そのものを調整すれば、自然とタスクがスムーズに進むようになるでしょう。
タスク管理に役立つコンサルやサービスの活用
タスク管理が苦手だと感じたら、プロの力を借りるのも一つの方法です。コンサルタントや専門サービスは、あなたの状況に合わせた最適な方法を提案し、実際の行動をサポートしてくれます。
特に、オンラインで利用できるタスク実行支援サービスは便利です。場所や時間に縛られず、多忙なスケジュールの中でも活用できます。
専門家のアドバイスを受けると、自分では気づけなかった改善点が見つかり、より効率的にタスク管理を習得できるでしょう。短期間で成果を上げたいときにも、プロのサポートは大きな助けになります。
タスク管理を得意に変える第一歩
タスク管理は、練習すれば誰でも身につけられるスキルです。この記事でご紹介した方法を試しながら、少しずつ行動を変えてみましょう。重要なのは、いきなり完璧を目指さないことです。
まずは、「これならできそう」と思える小さな一歩を踏み出してみてください。たとえば、机を片付ける、今日やることをリストにする、といった簡単なことから始めるだけでも、驚くほど作業がスムーズに進むと感じるはずです。
焦らず、一つひとつ積み重ねていくことで、自然と自分に合ったタスク管理のスタイルが見つかります。その小さな一歩が、目標に近づくための大きな前進となるでしょう。
あなたのタスク管理がうまくいかない原因を分析。根本的な原因と顕在化された問題、両方向から解決します。無料相談実施中。手島栞にご相談ください。
・・・・・・詳しくは、こちらからご覧ください。
