こんにちは！行動分析学の専門家、手島栞です。
「何かが障壁になって、どうしても目標を達成できない」
そんなお悩みを抱える経営者やビジネスマン向けに、目標達成に役立つ情報を発信しています。
今日はタスク管理方法について徹底的に解説させていただきます！！
タスクマネジメントが苦手な人生を今日で卒業しましょう！
処理すべき書類やメールの返信、営業の電話、ミーティング、経費精算、社員教育…。何から手をつければ良いのか、何を優先すれば良いのか分からないほど山積みになっているタスクたち。
「どんなに多忙でもタスクマネジメントを上手くこなして確実に成果を上げている人と、タスク管理が苦手で失敗ばかりしている自分とは何が違うんだろう…」
頭を抱えながら、今度こそ自分を救ってくれる情報が書かれているはずだと、タスク管理に関する本を手に取る。
本を読んでいる間は自分にもできる気がするけれど、いざやってみようとしたらできない。
自分には、他の人ができているようなタスク管理ができないんだとお悩みのあなたへ。
もう大丈夫です。この記事を最後まで読めば、なぜあなたがタスクマネジメントを苦手なのか理解でき、苦手とお別れする一歩を踏み出すことができます。
タスクマネジメントが上手い人は、自分に合ったタスク管理方法を選んでいる
あなたの周りにもタスクマネジメントが上手い人がいると思います。タスクマネジメントが上手い人と、苦手な人の違いは何があるでしょうか？
優先順位付けの上手さ？
仕事を断ることの上手さ？
時間管理の上手さ？
いいえ、違います。タスクマネジメントの上手い人は、その人に合うタスク管理の方法を選んでいるだけです。
たしかに、優先順位を上手くつけることができたり、時間管理が上手いに越したことはありませんが、そういった人でもタスクマネジメントについて苦手意識をもち、ご相談いただくケースがあります。
あなたにとって、タスク管理がうまくいく方法とは何なのか、ご説明させていただきますね。
タスクマネジメントが上手い人は、タスク管理を行う明確な目的をもっている
うまくいく方法を見つけるためには、まず第一に、あなたが何のためにタスク管理をするのか、その目的を明確にすることが必要です。
具体的には、
- タスクを忘れてしまって人に迷惑をかけないためにタスク管理をする
- 全てのタスクを可視化して、精神的な余裕を持つためにタスク管理をする
- 新しいことを始めるにあたって、時間を生み出すためにタスク管理がしたい
などです。
タスクマネジメントが上手い人は、タスク管理をするための目的を明確に持っています。そのため、自分の状況が変わっても、変化した状況に合わせてタスク管理方法を変えていくことができます。
また、目的に合わせて管理の方法を選ぶので、無駄を削ぎ落とし、必要十分なタスクマネジメントの工程のみ残すので、続けていくうえで負担になりません。
タスクマネジメントが苦手な人はそもそもタスク管理方法を間違えている！？
一方で、タスクマネジメントが苦手な人は、タスク管理の目的が不明確だったり、曖昧な場合が多いです。
何もしないより、本に書いてあるような方法や成功者のやり方を試してみるのが良いのかもしれませんが、本来の目的からそれていることに気づかず、形骸化してしまうリスクがあります。
タスクマネジメントは、日々向き合っていくことなので、続けられることが第一条件です。
自分に合わないタスク管理法を採用してしまうと、どこか負担がかかるため、続けられない原因になってしまいます。
ただツールを使うだけでは解決しない。実はタスク管理方法には原理原則がある
タスク管理は、自分の目的に応じて取り組んでいくことを土台として、そのうえで、守っておきたい原理原則を3つご紹介します。
原理原則1 脳で記憶しない
一つ目は「脳で記憶しないこと」です。
タスク管理ツールを使わない場合「何すべきか」ということを自分の脳を使って管理しなければなりません。
記憶力に自信がある人にありがちですが、すべてのタスクを自分で覚えておいて管理しようとする人がいます。それでも、人間には限界があります。タスク量や関係する人、情報が増えれば増えるほど、脳への負荷は増えていき、抜け・漏れのリスクが高くなります。
平常時は覚えておくことができても、突発的なイベントや事故の発生などで気が取られ、忘れてしまうこともあります。
タスク管理ツールを使うことで、脳の負荷を少なくすることができます。
どれだけの量を管理ツールに預けるかは、個人差がありますが、記憶に関してはできるだけ脳を使わないようにするのが鉄則です。
管理ツールで記憶をサポートしてもらいながら、重要な決断をすることだったり、創作することだったり、あなたが本当にすべきことで脳を使うようにできるとよいでしょう。
原理原則2 継続できることが大事
二つ目は「継続できること」です。
時々、タスク管理に相当な時間を費やしている方がいらっしゃいます。
どういう管理をしているのか見せていただくと、たくさんの項目をタスク管理ツールに書き込んでおられました。
タスク名、関係するプロジェクト名、締切日、着手する日、関係者の名前、重要度、緊急度、難易度、実行する場所、所要時間（予想）、所要時間（実際）…
タスクの内容だけでなく、管理する項目が多くなるとそれだけ記入時間がかかります。それを記入することでタスクの実行がスムーズになる、必要な時間であれば良いのですが、タスクを実行するうえで機能していない場合もあります。
また、管理する項目が多すぎることが続けられない原因にもなりかねません。
項目だけでなく、タスク管理を行うときの手順が複雑であったり、どこに情報を入れたのか分からなかったり、情報を入れる時と入れていない時にムラがあるため信用できなかったりするといったようなことは、続けられない原因になります。
情報が一元化され、いつでも情報の出し入れができ、ここを見れば大丈夫という安心感を得られることが、タスク管理においての鉄則になります。
原理原則3 タスクを整理する習慣を身につける
アプリなどのデジタルのツールでも、付箋やノートなどアナログのツールでも、タスク管理ツールに入れた情報は最新のものである必要があります。
そのためには、タスクを整理する習慣をつけ、最新の情報に自分でアップデートし続ける必要があります。
気が向いたときにタスクを整理するやり方だと、整理すること自体に負荷が高まります。
タスク整理のサポートのご依頼をいただき、一緒に3時間かけて整理したこともあります。
一方で、毎日のタスク整理が習慣化されている方は、朝の5分間でタスクの整理を終えるという方もいらっしゃいます。
日々の身の回りの状況はすごい勢いで変化していきます。毎日負担なくタスクの整理をする習慣を作ることができたら、より効率的に変化を捉えて行動し、結果を出していくことができます。
タスク管理方法で多くの人が勘違いしていること
タスク管理をするうえで「優先順位をつけましょう」と言われることがよくあります。
そこでよく使われているのが、重要度と緊急度を掛け合わせて、タスクの優先順位を決めるという方法です。
例えば、夏休み最終日に焦って課題にとりかかる学生のように、締切りが近いものにしか手をつけない方や、やりたいことにばかり手をつけてしまって、やらなければならないことを放置しがちな方は、優先順位をつけて実行したほうがうまくいきます。
ですが、膨大なタスク量に圧倒されてしまい、フリーズしてしまっているような方は、優先順位は置いておいて、とにかく数を減らすことに注力したいこともあるかと思います。
また、優先順位をつける作業が苦手で時間がかかってしまう方も、無理に優先順位をつけないで、一覧化されたタスクを上から処理していくという方法が一番効果的な場合もあります。
やらない理由を考える癖がついている方は、優先順位を考えているうちに、やらない理由も考え出してしまい、行動に移せなくなる場合があります。そのため、思考する前にすぐ手を動かす方法が有効です。
このように、優先順位付けをすることは必須ではありません。
タスクマネジメントが苦手な人が選択すべきタスク管理方法とは？
何度も繰り返しますが、タスクマネジメントの上手い人は「自分に合うタスク管理方法を選んでいる人」です。
「自分に合う」というのは、自分の状況や得意・不得意、仕事の特性に合わせて選ぶという意味です。
一人一人に合った方法は異なるので、タスクマネジメントがうまい人の方法を真似してうまくいかなかったからといって落ち込む必要はありません。
あなたに合ったタスク管理方法を選べば、タスクの実行が格段にスムーズになります。
あなたに合ったタスク管理方法とは？その見つけ方
あなたに合ったタスク管理方法を見つけるために、まずは自分の今の現状を把握することから始めます。
タスクの実行について、具体的にどのような点がより良くなると良いでしょうか？今、問題が起こっているのであれば、どのような問題が起こっているのか挙げてみてください。
参考までに、ご相談いただく頻度が高い問題をいくつか挙げておきます。
- 締め切りを忘れることがある
- 締め切りに間に合わないことがある
- 何かを忘れてる気がして不安だ
- 重要なタスクに手をつけられない
- 特定のタスクに手をつけられない
- 特定のタスクに時間がかかる
- 急な対応を迫られるタスクに振り回されている
- 締め切りが迫らないと手をつけないため、やっつけ仕事になってしまう
- 着手はできるが、集中できない
具体的に思いつかないのであれば、一週間ほど日記をつけてみるのもおすすめです。
自分がどんなことに困っているのか記録にとってみると、解決すべき点が明確になります。
解決すべき点が明確になったあとは、問題に応じて解決策を考えます。
解決策は、実行する前にどんな工夫ができるか？と考えるのがポイントです。
例えば締め切りに間に合わないことが問題なら、リマインダーを使う習慣をつけると締め切りを忘れてしまうのを防ぐことができそうですよね。
このように、問題点を具体的に特定し、その問題に対して適切な対処をとることが大事です。
タスク管理方法を選択したら、まずはやってみる
タスク管理方法を選択したら、まずはやってみましょう。本当にその方法が自分に合っているかどうかはやってみないと分かりません。
やってみる時に、新しい方法を取り入れる時には、一度にたくさんのやり方を試すより、一つずつやり方を変えてみると、何が効果があって、何が効果がないのかわかりやすくなります。
また、やってみたらどうだったか、結果についても記録に取っていくと改善点が分かりやすいでしょう。
もっと自分にとって使いやすくするためにはどうしたら良いのか？という観点で、実行と振り返りを繰り返してみたら、段々と自分に合うタスク管理方法ができてきます。
タスク管理ツールの選び方
タスク管理ツールを選ぼうとして、こんなにも世の中にタスク管理ツールがあるのかと驚いた方もいるのではないでしょうか。便利なツールが増えるのは良いことですが、選ぶのが大変ですよね。
「何が自分に合うのか分からない」
という方向けに、タスク管理ツールを選ぶポイントをお伝えします。
ポイント① 短時間で操作方法を理解できるかどうか
大事なのは、そのツールを「使い続けられること」です。
そのツールの使い方を理解するまでに時間がかかってしまうと、嫌になって、三日坊主で終わる可能性が高まります。
直感的に操作できたり、操作方法をサポートしてくれる体制が整っていたりすることで、使い続けるハードルが下がります。
ただ、操作を理解することに対して、あなた自身のモチベーションが高ければ、多少複雑であったり、時間が必要であったりしても、問題はありません。
ポイント② 生活スタイルに合っているかどうか
自分の生活スタイルに合わせたツールを選ぶのがオススメです。
パソコンを開いていることが多い方ならパソコンで使用できるツールが良く、スマホがメインの方はスマホアプリに対応しているツールのほうが便利です。
オフラインでも使える方が良いという方もいるかもしれません。
どういう環境で仕事をしていることが多いのか、あなたのスタイルに合わせましょう。
ポイント③ カスタマイズ性があるかどうか
あなたに合う形にカスタマイズできるかどうかも大事です。
たとえば、タグ付け、フォルダ分け、色分けなどができると、視覚的にわかりやすくなります。
使う頻度が高い他のツールと連携できれば、一元管理できるようになるので使いやすくなることもあるかもしれません。
他の人が使って良いものではなく、あなたにとって必要な機能が備わったツールを使いましょう。
■まとめ
タスクマネジメントがどんなに苦手な人でも、自分に合ったタスク管理方法を見つけることで、確実に成果をあげられるようになります。
まずはタスク管理の目的を明確にし、原理原則を守ることが大切です。ツールや手法にとらわれず、自分に合う方法を見つけることで、タスク管理の負担を減らし、目標達成に近づくことができます。
負担の少ない方法でタスク整理を継続する習慣を身につけ、実行と検証を重ねて自分にとって最適な方法を探し出しましょう。
あなたに合うタスクマネジメントの方法が見つかったなら、それはあなたの職業人生もプライベートも助ける唯一無二の強力なツールとなり、日々戦い続けるあなたの絶対的な武器となるでしょう。
タスクマネジメントが苦手な方向けに誰でも上手くできるタスク管理方法について、無料相談を実施中
・・・・・・詳しくは、こちらからご覧ください。
