こんにちは！行動分析学の専門家、手島栞です。
「何かが障壁になって、どうしても目標を達成できない」
そんなお悩みを抱える経営者やビジネスマン向けに、目標達成に役立つ情報を発信しています。今日は「タスク管理のコツ」について徹底的に解説させていただきます！！
なぜタスク管理が重要なのか
- どうしてもやるべきことが片付かない
- 気づけば締め切りが迫っている
- 一度に多くのタスクに手を出してしまい、何も終わらせられない
こんな悩みに心当たりはありませんか？仕事やプライベートで、やるべきことが山積みになり、どれから手をつけていいのかわからない。そんな状態では、頭の中が混乱し、効率的に動くどころか、ただストレスが増えるばかりです。
タスク管理は、あなたがやるべきことを行動に移せるようにするための手段です。タスク管理をすることで、頭の中に溜まったモヤモヤをクリアにし、時間を有効活用して目標達成への道筋を明確にします。日々の業務や生活の中で迷う時間を減らし、確実に一歩ずつ前に進むことが可能になるのです。
タスク管理の目的は単に「効率よく仕事を片付けること」ではありません。あなたが本当に大切にしていることや達成したい目標に集中できる環境を作ることにあります。
タスク管理がうまくいかない4つの理由
タスク管理に挑戦したことはあっても、なかなか成果を感じられず、いろいろな手法を試しては、しっくり来ていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
私がこれまでご相談いただいた内容から、タスク管理がうまくいかなくなる理由をご紹介します。
1. タスク管理の目的を見失う
タスク管理の本来の目的は「やるべきことを効率的に行動に移し、目標を達成するための手段」です。時々、タスク管理自体が目的化してしまう場合があります。
目的を見失わないためにも「なぜタスク管理をする必要があるのか？」「どういう状態になることがタスク管理のゴールなのか？」を具体的に言葉にできることが大事です。
2. 完璧主義の思考の癖がある
「完璧にできなければならない」という思考の癖は、タスク管理の大敵です。
ノウハウ本に書いてある内容にすべて取り組み、タスク管理ツールの機能を全て網羅するなど、はじめから完璧を追求するあまり、少しのミスや遅れでも自己評価が下がり、タスク管理することが億劫になってしまいます。
また、タスク管理に時間をかけすぎて、タスクの実行をする時間がなくなってしまえば本末転倒です。
必要な工程を網羅することは大切ですが、過度になると逆効果となり、タスク管理自体がストレスの原因となってしまいます。
3. 他人の方法をそのまま真似するリスク
「他人が成功している方法を自分もそのまま試せばうまくいく」と考えるのは自然なことですが、実際には、個々の目標や状況、行動傾向に合う方法は異なります。自分に合わない方法を無理に続けることで、タスク管理が苦痛になり、結果的に継続が難しくなってしまいます。
4. 自分に合った方法を見つける難しさ
世の中には数多くのタスク管理方法が存在しますが、それぞれの方法がすべての人に合うわけではありません。自分に最適な方法を見つけるには、試行錯誤が必要です。しかし、多忙な日常の中で試行錯誤する時間を確保するのは難しく、結果的に途中で諦めてしまうことが多いです。
自分に合うタスク管理方法の見つけ方については、こちらの記事で詳しくご説明しています。
5. 習慣をつくることの難しさ
タスク管理は始めるだけでなく、継続することが重要です。しかし、日々の生活習慣を変えて新しいことを続けるのは簡単ではありません。新しいルーティンを定着させるには時間と努力が必要で、忙しい日常の中で挫折しやすくなります。続けられなければ、タスク管理自体が意味を持たなくなってしまいます。
科学的根拠に基づくタスク管理の根本的なコツ4選
タスク管理の「コツ」は数多く存在しますが、表面的なものを挙げようと思えば無限にあります。しかし、ここでは多くの方に共通する根本的なコツを4つご紹介します。
タスクの実行に困っていない方は、これらを無理に取り入れる必要はありません。しかし、もしタスク管理に悩んでいるなら、この4のコツを押さえることで、大きく改善する可能性があります。
1. タスクの計画と実行を分ける
「マルチタスクは厳禁」という言葉、聞いたことがありませんか？
これは単なるタスクレベルの問題だけではなく、タスクを実行している最中に、タスクについての計画を立てながらタスクを実行してしまうと効率が下がるということも含んでいます。
タスクの計画と実行を明確に分けることで、効率的に行動しやすくなります。理想は、実行時に「何をするのか」「どう進めるのか」と考える必要がない状態です。
もしその状態に達していない場合は、まず「相談する」「調べる」「方針を決める」といった前段階のタスクを設けることで、実行への障壁を取り除きましょう。
2. タスクを記憶しない
やるべきことや気になることは、すべて信頼できるタスク管理ツールに預けることをおすすめします。
実際に、急速に成長している経営者の多くは、自分の記憶の限界を超えたタスクを効率的に処理しています。頭の中にタスクを抱え込まず、ツールに頼ることで、脳を重要な思考や意思決定に集中させることができます。これにより、タスクの漏れや忘れを防ぎ、より効果的に目標に向かって進むことができます。
3. 目で見ながら情報を比較する
優先順位を決める際に、タスクA、タスクB、タスクCといった具合に頭の中で情報を比較することは、非常に負担が大きい作業です。代わりに、タスク管理ツール上に情報を視覚化してアウトプットすることで、目で見ながら比較する方がずっと楽になります。
これにより、各タスクの重要度や緊急度を一目で把握でき、より効果的に優先順位を設定することが可能になります。
4. 習慣化することを前提に始める
タスク管理は一度始めるだけではなく、継続する習慣として定着させることが重要です。習慣化のためには、あなたに合った仕組みを活用し、無理なく日常生活に取り入れる必要があります。タスク管理自体を目的化せず、自然に続けられるよう工夫しましょう。
誰でも実践可能！行動分析学に基づくタスク管理の実践例
ここでは、実際の事例として私の行動の仕組みにのっとって構築した私自身のタスク管理ルーティンをご紹介します。
タスク管理をする前に
タスク管理の習慣を身につける前に、以下の準備を行いました。
- アイデアや気づきを記録するスマホアプリの選定
思いついた瞬間にすぐに入力できるスマホアプリを選び、アイデアを逃さず記録する習慣をつけました。 - Notionでタスク管理
自分にとって必要な管理項目を作成し、タスク管理ページを構築しました。 - アナログのスケジュール帳の活用
決まった日に必ず実行する予定を管理するスケジュール帳を用意しました。予定を決めたタイミングで、必ずスケジュール帳に書き込む習慣をつけました。
※書き込みスペースが多すぎるスケジュール帳では予定を詰め込み過ぎてしまう傾向があったため、適度なスペースのものを選んで使用しています。 - 思考を発散させるツールの選定
タスク管理ツールやスケジュール管理ツールとは別に、思考をアウトプットするためのツールを選び、使用する習慣をつけました。
※基本的にはB5サイズの白紙の紙を使用し、スキャンしてデータ化しています。他者と共有する際にはマインドマップアプリを活用しています。
タスク管理ルーティーン
- 仕事を始めるタイミングで、タスク管理ツールを開きます。
- スケジュール帳を開きます。
- タスク管理ツールとスケジュール帳を見ながら、今日やることを整理します。
- 最初に取り組むタスクを具体的に設定し、実行しやすい状態にします。
- 計画したタスクを一つずつ確実にこなします。
- 一日の終わりに翌日以降1週間程度のスケジュールを確認し、タスクや予定の抜け漏れがないかどうか確認します。
追加のルーティーン
- 週次レビュー
週に一度、1ヶ月以内のタスクを整理する時間を設けています。 - 長期計画の見直し
3か月、半年、1年ごとに、長期的な目標から逆算してタスクを設定し、未来についての思考を発散させる時間を確保しています。
自分に最適なタスク管理で成果を最大化しよう
慣れ親しんだ仕事のやり方を変えることは、怖く感じてしまうことがあります。続けることができるか不安に思うこともあるでしょう。しかし、一歩踏み出すことで新しい可能性が開けます。
「変わる」と決めたら、どうか表面的なタスク管理のコツに振り回されないようにしてくださいね。行動分析学に基づく根本的なコツを実践することで、あなたの目標達成への道が確実に近づきます。
完璧を求めず、自分に合った方法で無理なく続けることが大切です。この記事が、タスク管理を始める勇気となり、現状打破するきっかけとなれば幸いです。
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